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Belege sammeln, dem Steuerberater bringen, von dort abholen, in die eigene Ablage einsortieren diesen Aufwand macht die richtige Software überflüssig.Darum entschied sich die Schokoladenmanufaktur Chocri für das schnelle digitale Belegbuchen.


Vollmilch oder Karamell? Cranberry oder Erdbeer? Mandeln oder Goldpulver? Rechteckig, herzförmig oder als Stern? Und die Verpackung? Auf der Homepage der Berliner Chocri GmbH haben Genießer die Qual der Wahl. Süße Gourmets können hier individuelle Schokoladen und Pralinen zusammenstellen und aus 80 Zutaten theoretisch 27 Millionen Produktvarianten komponieren. Mehr als 400.000 Kunden ließen sich bereits von dem vielfältigen Angebot des Unternehmens begeistern, das 2008 den Betrieb aufnahm. Und sie sind sehr zufrieden: mit besten Ingredienzen, sorgfältiger Handarbeit, nachhaltigen Prozessen und erstklassigem Service.

GESAMTER ABLAUF MODERNISIERT

Dass die Geschäftsidee der individuellen Schokoladenherstellung ankommt, belegt neben den Kennzahlen die Auszeichnung mit einem Gründerpreis – und die Tatsache, dass das Thema Buchführung binnen kurzer Zeit einen ganz neuen Stellenwert bekam. Mit den steigenden Bestellungen wuchs nämlich die Belastung in der Buchhaltung. Das Belegaufkommen für den Steuerberater erhöhte sich immens und sorgte für erheblichen Aufwand: Einmal im Monat wurden Massen an Belegen, Kontoauszügen und weiteren Unterlagen, in Ordnern gesammelt, zum Steuerberater gefahren. Nachdem der die Buchführung erstellt hatte, musste der Papierberg zurück zum Betrieb und dort in die unternehmenseigene Ablage eingeordnet werden.

Für einen Online-Händler ist das sicher kein zeitgemäßer Weg. Deshalb waren alle Beteiligten begeistert, als der Steuerberater anregte, den Prozess zu modernisieren, und dafür die passende Softwarelösung vorschlug. Claudia Simon, die sich bei Chocri als Assistentin der Geschäftsleitung um die Buchführung der Schokoladenmanufaktur kümmert, packt ihre positiven Erfahrungen in die knappe wie prägnante Bewertung: „DATEV Unternehmen online ist genau unser Ding – einmal scannen, und schon stehen Belege und Geschäftsunterlagen uns und gleichzeitig unserem Steuerberater zur Verfügung.“ Die digitalisierten Dokumente werden zentral im sicheren DATEV-Rechenzentrum abgelegt, wo Unternehmen und Steuerkanzlei bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen können.

So hat sich der Aufwand zur Bereitstellung der Buchführungsunterlagen verringert, und die Zahlen sind deutlich nachvollziehbarer. Dafür sorgen die aktuelle Offene-Posten-Liste sowie das Kontoblatt, beide bieten immer einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen sowie die Unternehmensentwicklung. „Ganz praktisch ist, dass ich mir zu bestimmten Projekten ohne langes Suchen alle Belege anzeigen lassen kann“, erklärt Simon. Wenn sie bei der Suche nach Belegen in Unternehmen online den Begriff Lieferantenname oder Kostenstelle angibt, zeigt das Programm auf Knopfdruck die Übersicht der relevanten Belege, was eine genaue Preisverfolgung über Jahre und Monate ermöglicht.

JEDERZEIT AKTUELLE ÜBERSICHTEN

Die neuen Prozesse waren bei Chocri nach der Umstellung auf Unternehmen online schnell etabliert. Im Rechnungseingangsbuch findet im System eine Vorerfassung der Buchungsinformationen zu den Eingangsrechnungen statt. Auf Basis der erfassten Rechnungen erstellt die Kanzlei die laufende Buchführung. Anschließend stehen der Schokoladenmanufaktur dann automatisch in Unternehmen online die Buchungsinformationen zu den digitalen Belegen zur Verfügung. „Im Kontoblatt kann ich alles nachvollziehen“, freut sich Simon. „Das ist eine Transparenz, die es so vorher nicht gab und die das Überwachen unserer Geschäftszahlen deutlich vereinfacht.“ Weil der Steuerberater zudem eine Kostenrechnung erstellt, liegen diese Informationen bei Chocri in Unternehmen online aktuell vor. „Die Ergebnisse erleichtern das Auswerten unserer zahlreichen Dienstleistungen sehr. So kann ein Unternehmen wie wir gut wachsen“, resümiert die Assistentin der Geschäftsleitung.

Weitere Informationen zu dieser Art der Zusammenarbeit hat der steuerliche Berater. Vorabinformationen gibt es unter www.datev.de/so-bucht-man-heute.

DIGITALE BELEGE VERNETZEN

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird durch digitale Belege erheblich erleichtert. Große Vorteile haben dadurch außerdem alle Personen, die im Unternehmen die Buchführung mit DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro erstellen – vor allem, wenn es Filialen oder kleinere Außenstellen gibt. Von dort müssen die anfallenden Belege in die zentrale Buchführung übernommen werden. Denn ohne diese sind wichtige Zahlen in der Auflistung der offenen Posten und in der BWA nicht aktuell. Die Vernetzung einer Außenstelle oder einer Filiale mit der Buchführung in der Unternehmenszentrale erfolgt am besten über DATEV Unternehmen online. Mit dieser Lösung müssen die Belege nicht mehr umständlich per Post in die Zentrale geschickt werden, sondern lassen sich per Fax oder gescannt via Mail zentral in Unternehmen online bereitstellen.

Ein weiterer Vorteil dieser Software: In Unternehmen online kann auch die Ablagestruktur flexibel gestaltet werden. Definieren lässt sich auf diese Weise entweder ein Sammelkorb für alle gescannten Belege oder ein Belegkorb pro Niederlassung. So stehen alle Belege übergreifend jedem zur Verfügung und sind mit der Suchfunktion schnell und einfach wieder auffindbar. Die Funktion „Digitale Belege buchen“ ermöglicht es dem Nutzer dann, die Belege in Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro zu holen. Durch OCR (Optical Character Recognition), die optische Zeichenerkennung, füllt sich die Buchungszeile auf Basis der digitalen Belege aus Unternehmen online. Nach dem Buchen sind Buchungssatz und digitaler Beleg miteinander verbunden. So verknüpft, gehen die Daten an den Steuerberater, der damit den Jahresabschluss erstellt.

Weitere Informationen hat Ihr steuerlicher Berater. Vorabinfos gibt es im Internet unter
www.datev.de/mittelstand.

Text: Tanja Pfeiffer
Quelle: TRIALOG, Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV, Ausgabe 3/2014.
Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg

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